User Experience Designer und Produktmanager (m/w/d)
19. Mai 2020
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Mitglied Geschäftsführungs-Team / Leitung der Verwaltung (m/w/d)

Mitglied Geschäftsführungs-Team / Leitung der Verwaltung (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet. Die reguläre Wochenarbeitszeit beträgt 40 Stunden (Vollzeit)

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Über diese Stelle

Die 3 Organisationen edu-sharing.com, edu-sharing.net und we.fact e.G. suchen gemeinsam einen Allrounder im Geschäftsführungs- und Verwaltungsbereich:


Nicht nur mit diesem Zweck haben wir letztes Jahr die we.fact Genossenschaft gegründet. Mitglieder und Partner der we.fact sollen sich komplett auf ihre IT- und Innovationsprojekte konzentrieren können. Kleinere Partner sollen keine eigenen Verwaltungsressourcen aufbauen müssen. Die we.fact stellt zudem ein gut organisiertes Coworking-Büro, während der Corona-Krise in digitaler Form mit digitaler Verwaltungsabteilung. Auch im normalen Verwaltungsbetrieb arbeiten wir fast papierlos, bspw. mit Online-Tabellenkalkulationen.


Wir suchen ein engagiertes, verantwortungsbewußtes Teammitglied, dass die Verwaltungs- und Organisationsarbeiten übernimmt und bei weiterem Wachstum in der Lage ist, eine Verwaltungsabteilung aufzubauen und zu führen. In einem Leitungs-Team bist du Leiter:in und Umsetzende:r für alle Verwaltungsangelegenheiten und arbeitest mit Vorständ:innen aus Pädagogik-, IT- u.a. Bereichen zusammen. Daher brauchst du keine Banchenvorkenntnisse. Die Stelle ist so angelegt, dass sie nach Einarbeitung und nötigen organisatorischen Änderungen die Geschäftsführung der we.fact e.G. übernimmt.


Deine Aufgaben

Wir haben derzeit 3 Organisationen mit insgesamt 4 fördermittel-finanzierten Projekten und ca. 40 Kundenaufträgen. Aktuell wird die Verwaltung von den Geschäftsführenden bzw. Vorständ:innen übernommen, die hauptsächlich inhaltliche Aufgaben betreuen. Deine Vorstandskollegen brauchen von dir klare betriebswirtschaftliche Analysen und Entscheidungsvorlagen sowie unterschriftsreife Verwaltungsdokumente. Du übernimmst mit unternehmerischem Talent eine schmal gehaltene digitale Verwaltung, in die du dich weitgehend selbstständig einarbeitest, sie schmal hältst, gern änderst und weiter professionalisierst. In unseren Innovations-Projekten unterstützt du das verwaltungsseitige Projektmanagement und lernst so unsere Partner und Aktivitäten kennen.
Unser Team ist noch klein - es gibt noch keine Teamassistenz-Stelle. Daher gehören auch Assistenzaufgaben zu Deinen Zuständigkeiten. Du organisierst, dass wir keine Termine verpassen, betreust eingehende Kommunikationskanäle oder stellst sicher, dass diese zuverlässig von Teammitgliedern bearbeitet werden.
Auch bist du verantwortlich für Büro und Ausstattung.
Die wichtigsten Aufgabenbereiche im Überblick:

  • Projektmanagement, Veranstaltungsmanagement
  • Verwaltung und Buchhaltung für den edu-sharing.net e. V.
  • Verwaltung und Vorbuchhaltung für metaVentis (edu-sharing.com)
  • Verwaltung und Vorbuchhaltung für we.fact e. G.
  • Fördermittel-Projektverwaltung (u.a. Kalkulationen, Anträge, Berichte, Entscheidungsvorlagen, Kommunikation mit Projektträger)
  • 1. Ansprechperson für Behörden, Partner, Auftragnehmer und Kunden
  • Ausschreibung und Vergabe von Aufträgen, Zusammenarbeit mit einem Vergabe-Experten.
  • Vertragsmanagement: Erstellung und verwaltungsseitige Überwachung von Verträgen
  • Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern insbesondere Buchhaltung, Jahresabschluss, Steuerberatung, Versicherungen, bei Bedarf Juristen, Personaldienstleistern
  • Personalwesen: Recruiting, Bewerbungsmanagement, sonstige HR-Aufgaben und Personalentwicklungs-Aufgaben
  • Einpflegen verwaltungsseitiger Informationen in Webseiten, Portale und Firmensysteme
  • Sonstige Büro- und Verwaltungsarbeiten

  • Wir brauchen Kompetenz und Einsatzbereitschaft:

    • Voraussetzung ist ein abgeschlossenes Studium auf dem Gebiet BWL, Management oder Vergleichbares. Quereinsteinsteiger mit Berufserfahrung sind willkommen.
    • Du solltest Sorgfalt, Gründlichkeit mit Effizienz kombinieren und sehr systematisch handeln, denn unsere Zahlen-, Dokumenten- und Informationsbasis müssen verlässlich sein.
    • Um effiziente Ordnungsstrukturen zu schaffen, zu halten und kreative Unordnung zu beseitigen - dafür brauchst du Ordnungssinn und strukturiertes Denken, Kreativität, ein Blick für das Wesentliche und liebevolle Beharrlichkeit.
    • Beharrlichkeit und etwas Charme brauchst du auch, um Entscheidungen und Zuarbeiten von Vorständen, Team und Partnern einzuholen.
    • Du solltest schmale Verwaltungsprozesse entwerfen mit vorhandenen IT-Systemen umsetzen und agil optimieren können.
    • Sehr gute Computerkenntnisse und schnelle Einarbeitung in IT-Systeme sind dafür essenziell. Wir arbeiten fast ausschließlich digital. Software, wie Google Docs, Jira, Confluence, Wordpress sowie Profi-Online sowie weitere von Behörden vorgegebene Systeme solltest du beherrschen oder schnell erschließen können.
    • Das Organisieren und Kalkulieren in Tabellen und Pivottabellen sollte deine Leidenschaft sein. Du bist für das Informationsdesign unserer Verwaltungsdaten verantwortlich. Du bist in der Lage, automatisierte Auswertungen und Zusammenfassungen zu erstellen, wie auch Kalkulationen und Wirtschaftlichkeitspläne.
    • Aus langen behördensprachlich oder juristisch formulierten Dokumenten solltest du effizient die Fakten, Chancen, Risiken und Aufgaben sowie Termine ableiten können, die du für uns "übersetzt" und operationalisierst.
    • Du solltest unsere Sachverhalte logisch, strukturiert und für Zielgruppen verständlich formulieren können, dir selbstständig Vorlagen, Textbausteine und Präsentationen schaffen.
    • Dafür brauchst du die Fähigkeit und Geduld, aus uns Nerds Sachverhalte heraus zu moderieren. Außerdem solltest du ein Auge für Tipp- u.a. Fehler haben, wenn wir fachspezifische Texte beisteuern.
    • Auch wichtig sind uns Verantwortungsbereitschaft, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit,
    • ebenso ein angenehmes Auftreten, Teamwork u.a. Soziale Kompetenzen.
    • Du solltest ehrliches Interesse an einer Karriere bei uns haben, sowie ein Herz für offene Software, freie Lerninhalte und eine digitale Bildung.

    Noch mehr über uns - weil uns diese Besetzung wirklich wichtig ist

    Du kommst in ein Team aus 10-15 jungen und jung gebliebenen Nerds mit Liebe zu Open-Source und OER. Als anerkannte Fachleute im IT- und Bildungs-Bereich gestalten wir digitale Infrastrukturen in unserem Bildungssystem.
    Wir starteten 2001 in einem Projekt in der Bauhaus-Universität. 2004 gründeten wir mit einer E-Learning-Plattform als GbR aus. Die GbR gründeten wir 2007 in die metaVentis GmbH um. Den edu-sharing.net Verein gründeten wir 2010 in einem Projekt mit der FernUniversität in Hagen. Letztes Jahr gründeten wir die we.fact Genossenschaft.

    Die haftungsbeschränkte metaVentis GmbH ist Herausgeber der edu-sharing Open-Source Software. Die Firma bietet kommerzielle Dienstleistungen für Softwareentwicklung und Betriebsunterstützung an. Kunden sind u.a. Bundesländer und Bildungsorganisationen.

    Der edu-sharing.net Verein betreut gemeinnützige Community- und Innovationsprojekte rund um das Thema vernetzte Bildungs-Clouds. Unsere aktuellen Projekte sind WirLernenOnline.de und JOINTLY.info. Die Wahl des Namens edu-sharing für den Verein hat sich als ungünstig erwiesen, denn der Verein kümmert sich inzwischen um viel mehr - nicht nur um die edu-sharing Community. Aber für eine Änderung solcher Kleinigkeiten ist ohne Verwaltungsunterstützung nicht genügend Zeit ;-)

    Gemeinsam zwischen diesen und weiteren Partnern vernetzen wir Bildungsorganisationen. Lerninhalte sollen über die Grenzen von Plattformen, Organisationen und Ländern geteilt und wiederverwendet werden. Ein Netzwerk soll Kooperation bei der Erstellung und Qualitätssicherung von Lerninhalten ermöglichen. Unsere IT-Architekturen verbinden zentrale Inhalteverwaltungen, wie edu-sharing, mit Lernplattformen, Bibliotheken, Editoren u.a. Softwaresystemen des Bildungsbereichs.

    Der edu-sharing.net Verein organisiert nicht-kommerzielle Kooperationen im Bildungsbereich.
    Kommerzielle Kooperationen organisieren wir mittelfristig über eine hierfür gegründete Genossenschaft, die we.fact e.G.

    Während der Pandemie arbeiten viele im Homeoffice. Das Büro auf dem Campus der Weimarer Universität wird "Opt-In" genutzt. Es hat Coworking- & Wohnzimmer-Atmosphäre mit Rückzugsbereichen, Sportecke und Musikbereich. Alle können sich nach Aufgabe und Neigung an einem der Schreibtische oder in der Sofa-Ecke ausbreiten. Wir haben flexible Arbeitszeiten und unterstützen uns bei privaten Herausforderungen. Normalerweise essen wir gemeinsam Mittag und organisieren monatlich ein Grillfest für Team und Familie.


    Wir haben dich neugierig gemacht?

    Dann freuen wir uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen - ausschließlich PDF- und Online-Inhalte via Mail an: jobs@edu-sharing.com

    Interesse?
    Dann kontaktiere uns:

    Fragen & Bewerbungen:

    jobs@edu-sharing.com

    Telefon:
    +49 (0)3643 210 35 0


    Besucheradresse:
    edu-sharing.com
    Bauhausstraße 7c
    D-99423 Weimar
    Deutschland

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